Роль информационных потоков в управлении цепями поставок.

Как часто сотрудники ДУЦП (департамента по управлению цепями поставок) задаются вопросами движения информационных потоков и важности процессов коммуникации в организации? Меня, как директора по логистике, больше волнуют конкретные, насущные вопросы: планирование товарных запасов, своевременные отгрузки от поставщиков, взаимоотношения с таможней, мощность склада и его пропускная способность, распределение товаров в регионы, транспортная логистика и пр.

Мне повезло с руководителем. Он часто ставит передо мной интересные задачи.… Как – то раз он вызвал меня и сообщил, что не доволен деятельностью департамента. На мой вопрос, что именно не так? Он ответил: к результатам работы претензий нет – есть развитие, оптимизация, эффективные решения в логистике и закупках,… но смежные отделы не довольны…коммуникациями….

Я, конечно, возмутилась: мои сотрудники, что не вежливы? Или кому то на запрос не ответили? или какая- то акция сорвана? Меня зацепило! Но пришлось принять горькую пилюлю, как есть и с этим отправиться восвоясье.

Имея склонность к профессиональным исследованиям (люблю сильно свое дело) я с решимостью стала изучать  озвученную директором проблему коммуникаций.

Обратившись  к определению УЦП отметим, что управление цепями поставок это системный подход к планированию и управлению  потоками

  • информации (!!!)
  • материалов
  • услуг

на всех этапах движения товара от производителя до конечного потребителя.

Как  системно управлять услугами в цепочке поставок мы хорошо знаем:

Это партнерские взаимоотношения с судоходными линиями, экспедиторами, транспортными компаниями, таможенно -лицензионными складами, брокерами, таможней, гос органами по выдаче разрешительной документации для ввоза и торговли товарами, партнерами по хранению товаров, формированию промо наборов, обеспечению транспортной логистике по территории Украины и прочими организациями.  Эффективность замерить?

-Не проблема: своевременность выполнения услуг, соотношение цена/качество, работа в рамках  бюджета по логистике.

Все эти процессы поддаются планированию, например, посчитав годовой грузопоток помесячно, мы можем рассчитать потребность в контейнерах, фурах, нагрузку на склад, бюджет на брокерские, транспортные услуги, сроки, контрольные точки , KPI и т.д.

Управление товарными потоками – моя любимая тема. О товародвижении я могу говорить сутками….От эффективного управления товарными запасами и потоками зависит, не побоюсь этого слова, вся деятельность торговой  компании! Начинаем с планирования спроса и уровня товарного запаса для обеспечения продаж. Создаем  алгоритмы по планированию закупок, по каждому SKU в зависимости от  логистического плеча. Рассчитываем страховые запасы, которые защитят нас и от колебаний спроса и от срывов срока поставки и конечно обеспечат уровень доступности 100 % по новинкам и группе А (по АВС анализу). Так же мы посчитаем плановую оборачиваемость и отслеживать будем отклонения ( либо перетарка, либо продажи упали). Уровень  сервиса рассчитаем по каждому клиенту….оборачиваемость по всем складам…. и т.д.Любой показатель можно переложить на язык цифр и контролировать отклонения.

Но как управлять информационными потоками? Как их отслеживать? планировать?

Давайте сначала разобраться с понятием, что есть информационные потоки в управлении цепями поставок?

Работа с информацией сопровождает все процессы товародвижения от производителя до конечного потребителя:

Прежде всего – это программное обеспечение (EDI, учетная база компании, программы для планирования спроса и закупок,WMS или другие информационные системы учета и планирования данных). Настройка софта и обеспечение потребностей современных реалий –  непростая задача для директора по логистике. Тут важна грамотная IT поддержка, которая обеспечивает внедрение нового программного обеспечения, интеграцию баз данных, учетных программ, доработка существующего программного обеспечения и пр.

Обеспечение эффективных коммуникаций с внешними партнерами  – так же является задачей координации информационных потоков. Этим искусством директор по логистике должен владеть в совершенстве! Честные, открытые, доверительные отношения с партнерами не раз выручали меня в трудных ситуациях: и товар к акции подготовить за волшебно короткий срок, и пеню, и сумму по демереджу сбить за сверхнормативный простой в порту, и ставки на транспорт до конца года не повышать, потому что уже пере лимит бюджета, подобных  примеров в арсенале множество !

Самое простое и одновременно сложное в коммуникациях, как ни странно, взаимодействие с внутренними клиентами: нашими коллегами из смежных отделов и  департаментов.

Кто из нас качественно работает над коммуникациями с коллегами?   Процессы логистики сквозняком проходят через деятельность всей компании, обеспечивая потребности маркетинга, продаж, финансового департамента. Какое качество этих информационных потоков? Эффективно ли взаимодействие? Или логистика варится в своем котле, живет своей жизнью?

Как часто бывает, что даже в рамках одного департамента управления цепями поставок, менеджеры по закупкам не знают, что делает клиентский сервис, хотя в принципе, трудятся, по – сути, над одним процессом – обеспечивают товарный поток.

А что происходит с коммуникациями со смежными отделами? Как часто от своих сотрудников вы слышите: «опять маркетинг и продажи  жгут…, как мы обеспечим отгрузки акционного товара завтра, если для его подготовки требуется неделя… они что не понимают?…» или такое: « зачем проводить акцию на товар, по которому и так текущее выполнение плана 130%?…почему бы не обратить внимание на низко оборачиваемый товар..?

Под колпаком такого информационного вакуума особенно остро выражается вечный конфликт интересов: для логистов- оптимизация и снижение транспортных и складских расходов, для продаж и маркетинга – наличие товара  в неограниченном количестве здесь и сейчас !

Лебедь, рак и щука – похоже, не правда, ли?

Сколько времени, сил, эмоций (невосполнимый ресурс) затрачивается  всеми  на устранение конфликта?

Давайте прикинем, если сотрудники вашего отдела до 20% тратят на выяснение отношений, отписки по претензиям и героическое  преодоление сложностей, то вы теряете на одном сотруднике:1,6 часа в день * 22 раб дня = 35,2 часа в мес * 28 грн ( средняя зп менеджера по логистике в час) = 985,60 грн в мес

Если у вас в подчинении десять сотрудников, это 9856 грн /мес и 118 272 грн в год! И столько же теряют коллеги со смежных отделов, не находя общего языка с логистикой! Общая сумма потерь ( штат около 60 чел) может доходить до 500 тыс грн в год!  Внушительная сумма, не так ли?

И если вы не начнете  управлять информационными потоками внутри департамента и со смежными отделами, ваша личная эффективность, как руководителя и эффективность деятельности всей компании, будет неуклонно снижаться,… в конце концов, кому нужен, управленец, который создает не прибыль, а убыток?

Я продолжаю ежедневно решать этот кейс под названием «Управление информационными потоками» и как выяснилось в ходе моего расследования, удобной и понятной формулы не существует, но все же находятся приемы, которые помогают наладить коммуникации. Вот некоторые из них:

  1. Мгновенная обратная связь на любой запрос от смежных департаментов. Т.к менеджеры ДУЦП завалены текучкой, они часто не уделяют должного внимания своевременной обратной связи, считая, что отвечая на запрос через 3-5 дней после получения, этим все исчерпывается. Но отправителю запроса, зачастую нужен не сам ответ сею секунду, а информация когда он его получит и в какой форме. Неудовлетворенность сотрудников смежных отделов, которая порождается отсутствием обратной связи, может составлять львиную долю всей проблемы коммуникаций
  2. Отсутствие прописанных и понятных инструкций, порождает конфликты, связанные с неоднозначным толкованием бизнес процесса. Я не сторонник бюрократии, но основные процессы в логистике требуют своего изложения на бумаге.
  3. Мониторинг уровня внутреннего и внешнего сервиса. На практике это можно сделать с помощью анкетирования, которое выявит зоны для развития.
  4. Трансляция целей компании и целей логистики всем сотрудникам отдела. Постановка задач и описание важности работы каждого сотрудника в рамках компании.
  5. Семинары, тренинги по логистике, которые мы провели для сотрудников отдела логистики внутренней и логистами партнеров – дистрибуторов. Проведен семинар по логистике для всех желающих внутри компании. Отдельный тренинг по логистике был проведен только для отдела продаж. Эти мероприятия требуют много времени на подготовку ( мы использовали внутренний ресурс), но только обучающие программы способны ознакомить сотрудников смежных отделов и Партнеров с целями, задачами, методами и ролью логистики. После таких мероприятий Партнеры и внутренние клиенты с большим пониманием относятся к процессам и вопросам, которые ранее вызывали сопротивление.

А что же дальше?

Мы следим за развитием производственно – логистических концепций, и отмечаем , что сегодня  информации отведена ключевая роль. Кто владеет информацией – владеет миром. Но сейчас уже остро становится вопрос не просто владения информацией, а эффективного взаимодействия с окружающей средой. Уже завтра на первый план выходит взаимодействие. Наличие компетенций и качество взаимодействия будут определять эффективность системы и  обуславливать успешную деятельность компании.

Качественно работая над коммуникациями сегодня, вы не только улучшаете показатели  деятельности отдела, департамента, но и получаете бонусы в виде:

  • новых идей от сотрудников
  • эффекта синергии, когда каждый, понимая свой личный вклад, работает на общий результат
  • новых возможностей для развития

В заключении хочу еще раз подчеркнуть, что планирование и управление информационными потоками, это такой же серьезный участок для ежедневной деятельности директора по логистике.

ПОЗВОНИТЕ МНЕ
+
Жду звонка!