Роль інформаційних потоків у керуванні ланцюгами постачання.

Як часто співробітники ДУЛП (департаменту з управління ланцюгами постачання) задаються питаннями руху інформаційних потоків та важливості процесів комунікації в організації? Мене як директора з логістики більше хвилюють конкретні, нагальні питання: планування товарних запасів, своєчасні відвантаження від постачальників, взаємини з митницею, потужність складу та його пропускна спроможність, розподіл товарів у регіони, транспортна логістика та ін.

Мені пощастило з керівником. Він часто ставить переді мною цікаві завдання. Якось він викликав мене і повідомив, що не задоволений діяльністю департаменту. На моє запитання, що не так? Він відповів: до результатів роботи претензій немає – є розвиток, оптимізація, ефективні рішення у логістиці та закупівлях, але суміжні відділи не задоволені…комунікаціями….

Я, звісно, ​​обурилася: мої співробітники, що не ввічливі? Чи комусь на запит не відповіли? чи якась акція зірвана? Мене зачепило! Але довелося прийняти гірку пігулку, як є і з цим вирушити додому.

Маючи схильність до професійних досліджень (люблю свою справу) я з рішучістю стала вивчати озвучену директором проблему комунікацій.

Звернувшись до визначення УЛП зазначимо, що управління ланцюгами постачання це системний підхід до планування та управління потоками.

  • информації (!!!)
  • матеріалов
  • послуг

всіх етапах руху товару від виробника до кінцевого споживача.

 Як системно керувати послугами в ланцюжку постачання ми добре знаємо:

 Це партнерські відносини з судноплавними лініями, експедиторами, транспортними компаніями, митно-ліцензійними складами, брокерами, митницею, державними органами з видачі дозвільної документації для ввезення та торгівлі товарами, партнерами зі зберігання товарів, формування промо наборів, забезпечення транспортної логістики по території України та іншими організаціями. Ефективність виміряти?

 Не проблема: своєчасність виконання послуг, співвідношення ціна/якість, робота в рамках бюджету з логістики.

 Всі ці процеси піддаються плануванню, наприклад, порахувавши річний вантажопотік помісячно, ми можемо розрахувати потребу в контейнерах, фурах, навантаження на склад, бюджет на брокерські, транспортні послуги, терміни, контрольні точки, KPI тощо.

 Управління товарними потоками – моя улюблена тема. Про рух товарів я можу говорити цілодобово …. Від ефективного управління товарними запасами і потоками залежить, не побоюсь цього слова, вся діяльність торгової компанії! Починаємо з планування попиту та рівня товарного запасу для забезпечення продажу. Створюємо алгоритми планування закупівель, по кожному SKU залежно від логістичного плеча. Розраховуємо страхові запаси, які захистять нас і від коливань попиту та від зривів терміну поставки і, звичайно, забезпечать рівень доступності 100% за новинками та групою А (за АВС аналізу). Також ми порахуємо планову оборотність і відслідковуватимемо відхилення (або надлишкові запаси, або продажі впали). Рівень сервісу розрахуємо по кожному клієнту. оборотність по всіх складах тощо. Будь-який показник можна перекласти на мову цифр і контролювати відхилення.

 Але як управляти інформаційними потоками? Як їх відслідковувати? Планувати?

 Давайте спочатку розібратися з поняттям, що є інформаційні потоки в керуванні ланцюгами постачання?

 Робота з інформацією супроводжує всі процеси руху товарів від виробника до кінцевого споживача:

 Насамперед – це програмне забезпечення (EDI, облікова база компанії, програми для планування попиту та закупівель, WMS або інші інформаційні системи обліку та планування даних). Налаштування софту та забезпечення потреб сучасних реалій – непросте завдання для директора з логістики. Тут важливою є грамотна IT підтримка, яка забезпечує впровадження нового програмного забезпечення, інтеграцію баз даних, облікових програм, доопрацювання існуючого програмного забезпечення та ін.

 Забезпечення ефективних комунікацій із зовнішніми партнерами – також є завданням координації інформаційних потоків. Цим мистецтвом директор з логістики має досконало володіти! Чесні, відкриті, довірчі відносини з партнерами не раз рятували мене у важких ситуаціях: і товар до акції підготувати за чарівно короткий термін, і пеню, і суму по демереджу збити за наднормативний простий у порту, і ставки на транспорт до кінця року не підвищувати, тому що вже переліміт бюджету, подібних прикладів в арсеналі безліч!

 Найпростіша і водночас складна у комунікаціях, як не дивно, взаємодія з внутрішніми клієнтами: нашими колегами із суміжних відділів та департаментів.

 Хто з нас якісно працює над комунікаціями із колегами? Процеси логістики протягом проходять через діяльність усієї компанії, забезпечуючи потреби маркетингу, продажу, фінансового департаменту. Яка якість цих інформаційних потоків? Чи ефективна взаємодія? Чи логістика вариться у своєму казані, живе своїм життям?

 Як часто буває, що навіть у рамках одного департаменту управління ланцюгами постачання, менеджери із закупівель не знають, що робить клієнтський сервіс, хоча, в принципі, працюють, по суті, над одним процесом – забезпечують товарний потік.

 А що відбувається з комунікаціями із суміжними відділами? Як часто від своїх співробітників ви чуєте: «знову маркетинг та продажі віджигають…, як ми забезпечимо відвантаження акційного товару завтра, якщо для його підготовки потрібен тиждень… вони що не розуміють?…» або таке: «навіщо проводити акцію на товар, за яким і так поточне виконання плану 130%? … чому б не звернути увагу на товар з низькою оборотністю..?

 Під ковпаком такого інформаційного вакууму особливо гостро виявляється одвічний конфлікт інтересів: для логістів-оптимізація та зниження транспортних та складських витрат, для продажу та маркетингу – наявність товару в необмеженій кількості тут і зараз!

 Лебідь, рак і щука – схоже, чи не так?

 Скільки часу, сил, емоцій (невідновлюваний ресурс) витрачається на усунення конфлікту?

 Давайте порахуємо що якщо співробітники вашого відділу до 20% витрачають на з’ясування стосунків, відписки за претензіями та героїчне подолання складнощів, то ви втрачаєте на одному співробітнику: 1,6 години на день * 22 роб. дні = 35,2 години на міс * 28 грн ( Середня з/п менеджера з логістики за годину) = 985,60 грн на місяць

 Якщо у вас в підпорядкуванні десять співробітників, це 9856 грн/міс та 118 272 грн на рік! І стільки ж втрачають колеги з суміжних відділів, не знаходячи спільної мови з логістикою! Загальна сума втрат (штат близько 60 осіб) може сягати 500 тис грн на рік! Значна сума, чи не так?

 І якщо ви не почнете керувати інформаційними потоками всередині департаменту та з суміжними відділами, ваша особиста ефективність, як керівника та ефективність діяльності всієї компанії, буде неухильно знижуватися, … зрештою, кому потрібний керівник, який створює не прибуток, а збиток?

 Я продовжую щодня вирішувати цей кейс під назвою «Управління інформаційними потоками» і як з’ясувалося в ході мого розслідування, зручної та зрозумілої формули не існує, але все ж таки знаходяться прийоми, які допомагають налагодити комунікації. Ось деякі з них:

  1. Миттєва зворотна зв’язок на будь-який запит від суміжних департаментів. Через те що менеджери ДУЛП завалені поточними справами, вони часто не приділяють належної уваги своєчасному зворотньому зв’язку, вважаючи, що відповідаючи на запит через 3-5 днів після отримання цим все вичерпується. Але відправнику запиту часто потрібна не сама відповідь цієї секунди, а інформація коли він його отримає і в якій формі. Незадоволеність співробітників суміжних відділів, що породжується відсутністю зворотного зв’язку, може становити левову частку всієї проблеми комунікацій
  2. Відсутність прописаних і зрозумілих інструкцій породжує конфлікти, пов’язані з неоднозначним тлумаченням бізнес-процесу. Я не прибічниця бюрократії, але основні процеси у логістиці вимагають свого викладу на папері.
  3. Моніторинг рівня внутрішнього та зовнішнього сервісу. Насправді це можна зробити за допомогою анкетування, яке виявить зону розвитку.
  4. Трансляція цілей компанії та цілей логістики всім співробітникам відділу. Постановка завдань та опис важливості роботи кожного працівника в межах компанії.
  5. Семінари, тренінги з логістики, які ми провели для співробітників відділу логістики внутрішньої та логістами партнерів – дистриб’юторів. Проведено семінар з логістики для всіх бажаючих усередині компанії. Окремий тренінг із логістики було проведено лише відділу продажів. Ці заходи вимагають багато годин на підготовку (ми використовували внутрішній ресурс), але лише навчальні програми здатні ознайомити співробітників суміжних відділів та партнерів з цілями, завданнями, методами та роллю логістики. Після таких заходів Партнери та внутрішні клієнти з більшим розумінням будуть ставитися до процесів та питань, які раніше викликали опір.

А що далі?

 Ми стежимо за розвитком виробничо – логістичних концепцій, і відзначаємо, що сьогодні інформації відведено ключову роль. Хто володіє інформацією – володіє світом. Але вже гостро постає питання непросто володіння інформацією, а ефективної взаємодії з довкіллям. Вже завтра на першому плані виходить взаємодія. Наявність компетенцій та якість взаємодії визначатимуть ефективність системи та будуть обумовлювати успішну діяльність компанії.

 Якісно працюючи над комунікаціями сьогодні, ви не тільки покращуєте показники діяльності відділу, департаменту, а й отримуєте бонуси у вигляді:

  • нових ідей від співробітників;
  • ефекту синергії, коли кожен, розуміючи свій особистий внесок, працює на загальний результат;
  • нових можливостей для розвитку.

Наприкінці хочу ще раз наголосити, що планування та управління інформаційними потоками, це така ж серйозна ділянка для щоденної діяльності директора з логістики.